Google Spreadsheetでサクッと綺麗で見やすい表をつくるTips

Google Spreadsheet

Googleアカウントさえ作れば誰でも無料で使えるGoogle Spreadsheet(スプレッドシート)。

個人的にはMicrosoft の Excelよりも最近良く使います。

Spreadsheetはどんどん機能的にも進化し、Excelにはない機能や他のGoogleサービスとの連携も魅力的です。

今回はそんなGoogle Spreadsheetで、誰でも簡単に見やすくキレイな表を作成する方法をご紹介します。
ビジネス用にもプライベート用にも、データをサクッと表にまとめて使いたい場面は多いですよね。

この記事でご紹介する方法を使えば、短時間で見やすく使いやすい表に仕上げる事ができます。

ぜひぜひ、スプレッドシートで表を作る際は使ってみてください!

 

何も工夫をしていない状態の表

今回は阪神タイガースの選手情報一覧表を例に使ってみました。

下の表が、何も見やすくする工夫をしていない表です。

ダラダラとデータが入力されているだけで、見やすくないですね。

せっかくSpreadsheetを使っているのにこれではもったいない!

綺麗で見やすい表は、見る人の理解を助けます。

見出しを作る

まず表で大事なのは、見出しです。

この行に何の情報が書かれているかを知らせる、大事な役目。

この見出しを見やすくすることは、綺麗で分かりやすい表を作る上で大事な基本です。

見出しを太字にする

まずは見出しの文字を太字にして目立たせましょう。

文字を太字にする方法は簡単です。

  1. 太字にしたいセルをクリックして選択する
  2. 『B』と書かれた太字ボタンをクリックする

これだけです。

サッと行うには、見出しの行をまとめて一気に太字に変えてしまいましょう。
対象のセルをまとめて選択して、太字ボタンをクリックして、一斉に太字に設定します。

上の画像の表で行うなら、

  1. A1セルをクリックする
  2. G1セルを Shift を押しながらクリックする
    ⇛ A1 – G1の間のセルが同時に選択される
  3. 『B』と書かれた太字ボタンをクリックする

たったこれだけです。

ポイントはキーボードの Shiftキーを押しながらクリックで、セルをまとめて選択できること。

パソコン操作に慣れた人なら、Shiftを押しながらで複数選択が行えるのは常識かもしれませんが、初心者の方はShiftキーを押しながらで複数選択ができると是非覚えておいてください。
しょっちゅう使える場面がありますよ。

見出し行を固定する

見出しが太字で見やすくなったところでもうひと工夫。

表をスクロールして下の方を表示したときも、ずっと見出しが見えるように見出し業を固定します

覚えてしまえば超簡単な見出し行の固定ですが、これが出来ていると「表作成の初心者は卒業」といえるかもしれません。

使いやすい表にする大事なポイントです。

見出し行の固定方法も実は超カンタンです。

見出し行の固定 方法

  1. 灰色の横棒にカーソルをあわせる
  2. そのまま下の行までドラッグする

少し文書で説明するのが難しいですが、画像を見ていただければ分かると思います。

要は、灰色の棒を固定したい行までドラッグするだけです。

見出し行 固定 の効果

さて、見出し行を固定するする意味は?

それは表を下にスクロールした時にわかります。

通常なら表を下にスクロールすると見出しは見えなくなってしまいますが、見出し行の固定を行ったことで見出しがずっと上に表示され続けるのです。

これはデータ沢山ある場合には必須のテクニックでしょう。

見出し行を先頭に固定することで「この行のデータはなんだっけ?」と分からなくなることがなくなります。

表に色を付ける

見出し行を先頭に固定することで、表を機能的に改善することが出来ました。

次はもっと見やすく、綺麗に、美しく表を変えていきましょう。

表に見出しの背景色交互の背景色を設定します。

交互の背景色を設定することで、ずらっと横に並んだデータのまとまりを一目で区別でき、とても見やすい表にすることが出来ます。

交互の背景色 設定方法

Google Spreadsheetでは、見出し行と交互の背景色を簡単に設定する機能が用意されています。

見た目は手順が多く見えるかもしれませんが、背景色を設定する範囲を選んで、ナビゲーションに従って色を選ぶだけ、簡単です。

  1. 見出しの範囲を選んで 交互の背景色 機能を使う
    1. 見出し行を選択します
      ( A1セル をクリックし、次にShiftを押しながらE1セルをクリック)
    2. 塗りつぶしの色 ボタン(バケツのアイコン)をクリックします
    3. 交互の背景色 をクリックします
  2. 画面右に表示される 交互の背景色 の設定画面を編集する
    1. 範囲に適用 の範囲を[A1:E]に変更します
    2. 書式設定のスタイル から好みの色を選択します
      (今回は上段右から3番目 オレンジのものを選択しました)
    3. 完了 ボタンをクリックします

交互の背景色 を設定するポイント

交互の背景色の設定には1つポイントがありました。

交互の背景色の適用範囲を[A1:E]と設定したことです。

適用の開始位置「A1」は、表の左上なので何も違和感はないでしょう。

ポイントは適用の終了位置を「E」としていることです。

つまり適用範囲の行(A~E)は指定していますが、列は始まりの1だけ決めて、終わりを指定していないのです。

[A1:E]という範囲の指定方法を文章に直すとこうなります。
列(横)はAからEまで、行(縦)は1から一番下までを範囲指定

この指定方法を使うえば、スプレッドシートが用意している最下行までずっと交互の背景色を設定してくれるのです。

データの数が今後もどんどん増えていくようなシートなどで威力を発揮します。

交互の背景色の設定方法と一緒に、範囲の設定方法のテクニックもぜひ一緒に覚えておきましょう。

列幅を整える

表に色がついて一気に綺麗な表に近づいてきました。

列幅を整えてさらに視覚的に分かりやすい表にしていきます。

(ここから一部の画像で、背番号列とNO列が入れ替わっていますが気にしないでくださいm(__)m)

 

Spreadsheetには全ての列の幅を、文字の長さに合わせてまとめて合わせてくれる便利機能があります。

やり方はとっても簡単!

  1. 幅を整えたい列をまとめて選択する
  2. 右クリックして、[列● – ☓のサイズを変更]をクリックする
  3. [データに合わせる]を選択して[OK]をクリックする

列幅がデータに合わせてピッタリ整いました!

一気に最適な幅を設定してくれるので、手動でひとつひとつ設定する手間なく、あっという間に見やすく無駄のない表に仕上がります。

データの入力が終わった後に、仕上げとして行うのがオススメです。

水平方向の配置を整える

最後に水平方向の配置を設定しましょう。

水平方向の配置とは、セルの中で文字列(データ)を右詰めにするか、左詰めにするか、中央に配置するかを設定することです。

全ての列に設定する必要はありませんが、データによっては中央揃え設定にしておくことで表が一気に洗練された印象になります。

今回は、[選手名]、[ポジション]の列について、水平方向の配置を中央揃えに変更してみます。

  1. 配置を変更する列を選択する
  2. 水平方向の配置 ボタンをクリックし、中央を選択する

水平方向の配置を変更する手順は、たったこれだけ。

これでデータの配置が揃って、一気に表の見やすさがアップしました!

 

まとめ

今回ご紹介したGoogle Spreadsheetで見やすい表をつくるTips・テクニックをまとめました。

見やすい表にするTips・テクニック

  1. 見出しを作る
  2. 表に色を付ける
  3. 列幅を整える
  4. 水平方向の配置を整える

並べてみると単純なことばかりですが、このテクニックを使うのと使わないのでは、表の見た目の綺麗さや使いやすさが全然違います。

交互の背景色列幅の自動調整見出し行の固定などGoogle Spreadsheetの機能で簡単に設定できて効果が抜群のものばかりなので是非覚えておきましょう。

最後に今回の表作成のTips適用前・適用後のBefor/Afterを画像で見比べてみましょう。

 

さらっと短時間で見やすい表をつくれるようになると、きっと周りの人からも「おっ、この人デキるかも」と思われるでしょう。

是非今回ご紹介した表作成のTipsを使ってみてください。

 

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